第一章  总  则

第一条  举办国际学术会议是引进国外群体智力，了解国际前沿学术动态，提高我校教学科研水平，提升国际知名度的重要途径。为加强对举办国际学术会议工作的管理，增强效益，根据国防科工委办外〔2007〕864号文《国防科工委属高校在华举办国际会议管理办法》及国家有关规定，制定本管理办法。

第二章  举办会议的条件和要求

第二条  国际学术会议是指有一定数量境外专家学者参加的论坛、研讨会、报告会、培训班，出席会议的境外人员比例应不低于会议代表总人数的20%。

第三条  举办国际学术会议必须坚持以我为主、目的明确。国际学术会议应符合学校学科发展方向，具有一定的专业水平。涉及领土主权、意识形态、民族、宗教、人权等敏感问题的会议不得举办。

第四条  举办国际学术会议要坚持厉行节约、讲求实效。要合理编制会议预算、严格限定经费开支内容，禁止利用举办会议搞公费旅游、大吃大喝和赠送高档礼品。

第三章  会议申办程序

第五条  举办国际学术会议应提前做好计划，每年九月底由会议承办院（系）向国际交流合作处提出下一年度举办国际学术会议的申请，并填写《南京理工大学举办国际学术会议申请表》，内容包括：

（一） 会议发起单位和协办单位、会议召开时间、地点、与会人员范围和预计会议规模（境内外代表数量）；

（二） 会议主题及举办会议的必要性和重要性；

（三） 会议经费预算及来源；

（四） 有无涉台问题。

第六条  国际交流合作处对举办国际学术会议的申请进行审核，经学校主管领导批准后上报工业与信息产业部批准。

第四章  会议筹备与召开

第七条  做好会议保密管理工作。会议筹备组必须对提交论文的所有国内作者进行保密提醒。校内参会人员中的涉密人员应填写《涉密人员对外科技交流保密义务承诺书》（略）。会议召开前应做好保密工作预案，并报学校保密处。

第八条  举办国际学术会议原则上不邀请地方党政领导出席开幕式、宴请等活动，如确有必要，必须提前两个月报学校办公室，由学校办公室与地方政府联系邀请。

第五章  会议总结

第九条  国际学术会议结束后应认真做好总结工作。会议承办单位应将会议总结，包括会议论文集、会议通知、日程等图片资料于会议结束后15天内报学校国际交流合作处，国际交流合作处整理后上报工业与信息产业部。

第六章  会议经费和报销

第十条  举办国际学术会议原则上应遵循以会养会的原则。为了鼓励院系举办国际学术会议，根据会议规模和层次学校将从国际学术交流专项资金中给予适当资助，最高资助额度不超过3万元。申请国际学术会议资助办法参见《南京理工大学国际学术交流专项资金管理办法》。

第十一条  完成会议总结后，举办国际会议单位应将会议收支明细报国际交流合作处和财务处审核，根据学校财务有关规定在财务处报销，并接受学校纪检监察、审计部门的检查和监督。

第七章  附  则

第十二条  本管理办法自2008年7月1日起施行。原《南京理工大学关于举办国际学术会议的管理办法》同时废止。

第十三条  本管理办法由国际交流合作处解释。